前回では、上司と会社が期待している物事、電話会議への参加方法とメールの書き方について説明しました。最後は、社内会議への参加方法と、日本人顧客と外国人上司で板挟みになった場合の対処法をご紹介していきたいと思います。


「沈黙＝金」は間違い！（社内会議の参加方法）
日本式の社内会議に慣れている人が欧米式の社内会議に参加すると、あまりの違いに戸惑うことがあります。日本は合意を形成するために会議を開くことが一般的ですが、欧米の会議は議題について協議し合い行動方針の長所がそれぞれ公で評価され、その後で意思決定をするために行われます。
そこで、欧米式の社内会議の参加方法とプレゼンテーションについて簡単にご紹介します。

欧米式社内会議の参加方法
会議中に許される行動

• 割り込む（アメリカ式の会議はペースが速く、話に割り込んで自分の意見を述べることも大切です。）
• 話し手にもっとゆっくり話すよう尋ねる（話についていけない場合は、話し手にもっとゆっくり話すよう尋ねましょう。自分が内容を理解することが一番大切なので、失礼なことではありません。）
• 率直に反対する（会議中に誰かの意見に反対することは失礼なことではありませんが、反対する場合は信用を高めるためにも筋道の通った理由も述べましょう。）

会議中に許されない行動

• 隣同士で話す（日本の会議でも原則的には同じですが、欧米の会議では誰かが発言中、隣同士でひそひそと話すことは非常に失礼な行動ですので注意して下さい。）
• 電話に出る（会議の場では携帯電話はマナーモードにし、緊急の場合は会議場から出てから電話に出ましょう。）
• メールを読んだり、ネットサーフィンしたりする（スマートフォンやiPhoneはメモなど非常に便利ですが、メールやネットサーフィンをしていると勘違いされる場合がありますのでかばんかポケットにしまっておきましょう。隣の人と話したり電話に出る同様、会議に集中しないで他のことをしていることは非常に失礼です。）

よく誤解される方法

• 目を閉じる（話に集中するために目を閉じて会議の内容を聞く日本人がいますが、欧米人にとっては眠っていると思われるので注意して下さい。）
• 愛想笑い（欧米人には日本人みたいに「ノー」の代わりに笑ってごまかす習慣はありませんので、問題を真剣に考えていないとみなされますので注意して下さい。）
• 黙っている（様々な文化の人が多い会議では、日本人の沈黙は退屈しているか関心がないかと思われますので、なるべく考えていることを口に出しましょう。）

プレゼンテーション
欧米人に向けたプレゼンテーションの6つの秘訣

• アイコンタクトをする（欧米では目を合わせることで、相手に関心があることを示し、話の信頼性が高まります。）
• 微笑む（プレゼンテーション中に何度も微笑むと、聞き手の緊張がほぐれて、気さくで話しやすい好印象を与えます。）
• 身振りや動きを工夫する（ただ立ってプレゼンテーションをするのではなく、演台から離れて参加者を見ながら部屋の中を歩き回ると尚良いプレゼンテーションになります。）
• 姿勢に気配りをする（プレゼンテーション中に下を見たり聞き手に背を向けると、自信や関心がないことを示すので注意して下さい。）
• 質問をする（こちらから質問することによってプレゼンテーションがより活性化します。）
• 視覚資料を使用する（パワーポイントでわかりやすい図や表を使って相手にわかりやすく説明すると尚良いプレゼンテーションになります。）

日本人顧客と外国人上司との間で板挟みになった場合
日本と欧米のビジネスの文化はそれぞれ違います。もし、日本のビジネス文化を知らない外国人上司と欧米のビジネス文化を知らない日本人顧客との間に板挟みになった場合、どうしますか？
日本人顧客との関係を維持しようと、日本のビジネス文化に合わせて外国人上司の言っていることを取捨選択をして翻訳することで会議に参加している意味がないと思った外国人上司は不快に感じ、かといって外国人上司が日本のビジネス文化を無視した振る舞いに合わせると日本人顧客は不快に感じます。
そこであなたは2つのビジネス文化の懸け橋とならなければなりません。
ここでは2つのビジネスの懸け橋となる3つのステップを簡単にご紹介します。


1. 文化的な問題を理解する
アメリカのビジネス文化の特徴

• 「お客様は神様」ではない（顧客は大切な仲間であり、自分と対等だと見ています。顧客が無理な要求をしてきてもそれはできないとはっきり伝えても構いません。）
• 利益志向（ビジネスチャンスはいかに利益が見込まれているかを重視しますので、もし損失を生むような顧客への要求には大抵の外国人マネージャーは拒否します。）
• 契約が大切（ほとんどのアメリカ企業は将来の誤解を避けるため、ビジネス関係を結ぶ前に機密保持契約にサインを求めます。）
• スピードが要求される（アメリカ企業では、月間および年間の業績報告によって動いていますので、できるだけ迅速にチャンスを売上げに持っていくよう要求される。）

アメリカ型のマネージャーの特徴

• 独力で行動する（日本では独力で行動することはマイナスですが、他人に頼らず個人で何かをやり遂げることがベストという考えがアメリカ文化です。）
• 行動が速い（会議で関係構築の会話は極力控え、すぐにビジネスの本題に入るのがアメリカ文化です。アメリカ式は競争が激しいので、アメリカ型のマネージャーは融通を図るのではなく勝ち取ることに専念しています。）
• 直接的な考えを持つ（アメリカ型マネージャーは合意に達して終わった議論を他の参加者が持ち出すことを嫌います。）
• リスクを重視する（アメリカの企業では、リスクを事前に算出することが要求されます。）
• 「強引な売り込み」をかける（例え攻撃的な販売手法でも、顧客に物を買わせるためなら許されます。ですが一歩間違えますと顧客を失うことになります。）

2. どのようなメリットがあるのかを考慮する

• 日本のビジネス作法に縛られない（外国人は顧客からの要求が非現実的だったりしたら「ノー」とはっきりいい、日本人顧客が「ノー」と言った場合日本人はそこで諦めますが、外国人はなぜ「ノー」なのか理由を聞きます。）
• 上層部の経営者に面会しやすい（日本のビジネスでは顧客企業の上層部に面会することは難しいですが、外国人マネージャーは直接上層部に面会できる場合が多々あります。）
• 意思決定の権限がある（外国人マネージャーは意思決定権を持っていて、決断のスピードが速いです。）
• 経営資源を利用しやすい（上司が経営幹部の場合、日本では取得しにくい様々な経営資源に繋がることができます。）

3. 2つのビジネス文化の懸け橋となる
外国人上司と日本人顧客が参加する会議の成功の秘訣は、それぞれの文化をよく理解することです。以下で2つのビジネス文化の懸け橋になるためにどのように成功させるためのポイントを簡単にご紹介します。

会議前の準備

• 顧客との関係を確認する（上司と共に会議の対象となる顧客とは関係構築中なのか、すでに友好関係なのかを事前に確認しておきましょう。）
• 目的を確認する（自身の会議の目的と上司の目的を一致させておきましょう。）
• エチケットを確認する（服装、上着の着脱のタイミング、紹介の仕方、席順、名刺の扱い方、ジョークは訳しづらいこと、会議の締めくくり方、適切な別れのあいさつなどを上司と話し合っておきましょう。）
• 議題を確認する（例えばデリケートな話題は会議のどこで持ち出すのが適切かを確認しておきましょう。）
• 役割と責任を明確にする（例えば、議題のそれぞれの項目を誰が担当しておくか決めておきましょう。）
• 日本人独特の振る舞いを事前に説明しておく（会議中に外国人上司が文化的な問題で機嫌を損ねないようにするために日本のビジネス文化を事前に説明しておきましょう。）
• 顧客と良好な関係がもたらす長所を事前に説明しておく（強く異議を唱えたり追いつめないよう上司に伝えておきましょう。）
• 質問への対策を考慮しておく（たくさん質問がでること、同じ質問を繰り返しでることをあらかじめ上司に話しておきましょう。）

会議中の振る舞い

• 我慢強くなる（多文化間の仕事はコミュニケーションの取り方、予定通りの計画を立てることが難しいので、問題を避けるためにも忍耐強くなければなりません。）
• ホワイトボードを使う（会議内容を残しておくためにもホワイトボードは非常に便利です。）
• 数値は書いて確認する（日本では、万、億、兆などの単位で数字を表示できますが、西洋では数値の表示が日本とは全く違いますので、大きな数字の場合は書面で表示しましょう。）
• 再確認を常に行う（誤解を避けるための簡単な方法です。）
• よく観察して積極的に参加する（あなたは現地のエキスパートなわけですから受け身になるのは禁物です。）
• 前向きに取り組む（誤解はどうしても生じますので、他人のせいにして争わないで、解決に専念しましょう。）

会議後の行動
会議後に行うことはまず、短時間の報告会を行いましょう。議論内容と合意事項を全員が認識できるようにしましょう。

接待の場合は・・・

• 接待の目的を伝える（日本のビジネス文化での接待は、仕事に関しての議論をするのではなく持続的な関係を築くために行うものだということを上司に伝えましょう。）
• 飲酒が必要だと伝える（日本では、お酒を飲むことで自由に振る舞うことができ、信頼を築く機会だということを上司に伝えましょう。）
• 飲酒のペース配分に注意するよう伝える（まず日本式の接待では、「グラスを空にしてはいけない」ことを伝え、あまりお酒が飲めない上司であればゆっくりしたペースで飲むことを勧めましょう。）
• カラオケにつきあうことも推奨する（食事の後はカラオケに行く機会が多々あることも伝えて、2〜3曲歌う準備をしておくことを勧めましょう。）

いかがでしたでしょうか？少しでも欧米のビジネス文化がわかって頂けて、日本式ビジネスと欧米式ビジネスの間で板挟みになってしまった場合や現在、今後のビジネスなどにお役に立てたらと思います。

もし「ガイジン」が上司になったら その1

もし「ガイジン」が上司になったら その2

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